1. Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Plattform „AI Business Coach“ ist:
[PLATZHALTER: Firmenname und Rechtsform]
[PLATZHALTER: Adresse]
E-Mail: [PLATZHALTER: E-Mail-Adresse]
Telefon: [PLATZHALTER: Telefonnummer]
Datenschutz-Ansprechperson: [PLATZHALTER: Name der Ansprechperson oder des Datenschutzbeauftragten, sofern bestellt]
2. Hinweis auf den Einsatz Künstlicher Intelligenz
Transparenzhinweis gemäß Art. 50 der EU-Verordnung über Künstliche Intelligenz (EU AI Act): Beim AI Business Coach interagieren Sie mit einem KI-System. Die Coaching-Antworten, Gesprächsvorschläge und Auswertungen werden von einem großen Sprachmodell (Large Language Model, LLM) automatisiert generiert und nicht von einem Menschen verfasst.
KI-generierte Inhalte können trotz sorgfältiger Systemgestaltung Fehler enthalten. Die Antworten des Coaches sind Unterstützungsangebote und ersetzen keine professionelle Rechts-, Steuer-, Finanz- oder medizinische Beratung. Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung mit rechtlicher Wirkung im Sinne des Art. 22 DSGVO statt; alle Entscheidungen verbleiben beim Nutzer bzw. bei den verantwortlichen Personen.
3. Welche Daten wir verarbeiten
3.1 Account-Daten
- Name bzw. Anzeigename, E-Mail-Adresse
- Unternehmens- und Rollenzuordnung (z. B. Funktion, Abteilung)
- Zugangsdaten (Passwort, gespeichert als kryptographischer Hash)
3.2 Chat- und Coaching-Inhalte
- Von Ihnen eingegebene Nachrichten und Anliegen
- KI-generierte Antworten, Berichte und Auswertungen
- Optionale Einträge in Führungstagebuch, Zielen und Puls-Checks
3.3 Nutzungs- und Protokolldaten
- Login-Zeitpunkte, Sitzungsdaten (Session-Token)
- Technische Protokolle (IP-Adresse, Zeitstempel, aufgerufene Funktionen)
- Aggregierte Nutzungsstatistiken (z. B. Anzahl Sitzungen, Token-Verbrauch)
Bitte geben Sie in Chat-Eingaben keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO, z. B. Gesundheitsdaten) über sich oder Dritte ein, sofern dies für Ihr Anliegen nicht erforderlich ist. Die Plattform bietet konfigurierbare Anonymisierungsstufen, mit denen personenbezogene Angaben vor der Verarbeitung durch das KI-System reduziert werden können.
4. Zwecke und Rechtsgrundlagen
- Bereitstellung der Coaching-Plattform (Account, Chat, Berichte) — Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) bzw. bei Bereitstellung über Ihren Arbeitgeber Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Vertragsdurchführung mit dem Unternehmenskunden)
- IT-Sicherheit und Missbrauchsvermeidung (Protokolle, Rate-Limiting) — Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
- Produktverbesserung auf Basis aggregierter, anonymisierter Statistiken — Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
- Erfüllung rechtlicher Pflichten (z. B. Aufbewahrungspflichten) — Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO
- Einwilligungsbasierte Verarbeitungen, soweit gesondert eingeholt — Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (jederzeit widerrufbar)
5. Empfänger und Auftragsverarbeiter
Wir setzen zur Erbringung des Dienstes sorgfältig ausgewählte Dienstleister als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) ein:
- LLM-Provider: OpenRouter, Inc. (USA) als API-Vermittlungsdienst sowie dahinterliegende Modellanbieter, insbesondere Anthropic, PBC (USA). An diese werden Chat-Inhalte zur Generierung der KI-Antworten übermittelt. Die Übermittlung in Drittländer erfolgt auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) bzw. eines Angemessenheitsbeschlusses (z. B. EU-U.S. Data Privacy Framework, soweit zertifiziert). Nach Anbieterangaben werden API-Daten nicht zum Training der Modelle verwendet.
- Hosting: Hostinger (VPS-Hosting, Serverstandort EU). Auf den Servern werden Anwendung, Datenbank und Protokolle betrieben.
- [PLATZHALTER: weitere Auftragsverarbeiter, z. B. E-Mail-Versand, Payment, Monitoring]
Bei Nutzung der optionalen On-Premise- bzw. Air-Gapped-Variante verbleiben sämtliche Chat-Inhalte auf der Infrastruktur des Kunden; eine Übermittlung an externe LLM-Provider findet dann nicht statt.
6. Speicherdauer
- Account-Daten: für die Dauer des Vertragsverhältnisses; Löschung spätestens [PLATZHALTER: Frist, z. B. 3 Monate] nach Vertragsende, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen
- Chat-Inhalte: bis zur Löschung durch den Nutzer bzw. bis zum Vertragsende; Nutzer können einzelne Sitzungen jederzeit selbst löschen
- Technische Protokolle: [PLATZHALTER: Frist, z. B. 30 Tage]
- Sicherungskopien (Backups): rollierend, Aufbewahrung [PLATZHALTER: Frist, z. B. 30 Tage]
7. Ihre Rechte als betroffene Person
Sie haben nach der DSGVO insbesondere folgende Rechte:
- Auskunft über die verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
- Löschung (Art. 17 DSGVO)
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)
- Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an: [PLATZHALTER: E-Mail-Adresse für Datenschutzanfragen]
8. Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). In Österreich ist dies die:
Österreichische Datenschutzbehörde (DSB)
Barichgasse 40–42, 1030 Wien
Telefon: +43 1 52 152-0
E-Mail: dsb@dsb.gv.at
Web: www.dsb.gv.at
9. Datensicherheit
Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, u. a. Transportverschlüsselung (TLS), mandantengetrennte Datenhaltung, rollenbasierte Zugriffskontrolle, Passwort-Hashing sowie regelmäßige Sicherungskopien. Administratoren von Unternehmenskunden sehen ausschließlich aggregierte, anonymisierte Statistiken und keine individuellen Gesprächsinhalte.
10. Keine Bereitstellungspflicht
Die Bereitstellung Ihrer Account-Daten ist für die Nutzung der Plattform erforderlich; ohne diese Daten kann der Dienst nicht bereitgestellt werden. Die Eingabe von Chat-Inhalten ist freiwillig.
11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich der Dienst oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.